Digital workshop om utvikling av digitale øvelser

Skärmavbild från workshop i mötesverktyget Zoom.

Workshopleder for CriseITs digitale workshop som ble gjennomført 5.oktober, Geir Ove Venemyr fra Høgskolen i Innlandet, sier fornøyd:

Work-shop’en denne gang gav oss mulighet til å videreutvikle øvelsene som er under utvikling. Vi kunne se på nye øvelser som er tilpasset AR-VR-teknologi, og diskutere sentrale forutsetninger for å lykkes med asynkrone øvelser. Diskusjonene fløt godt og vi kom virkelig et steg videre.

19 deltagare fra prosjektgruppen, prosjektets referansegruppe og behovseiere arbeidet sammen med å tilpasse flere øvelser til det AR-verktøyet som utvikles i Norge (DSS/XR-base). De diskuterte også de eksisterende øvelsene, og så på en ytterligere utvidelse av øvelsesbanken.

Øvelsesbanken

En viktig del av projektet består i å ta frem en håndfull øvelser som kan tilpasses og anvendes i ulike organisasjoner (den såkalte øvelsesbanken) og på den måten senke terskelen for å øve og bidra til forenklet øvingsplanlegging i for eksempel en kommune.

Så langt er det jobbet frem 5 øvelser som er på ulike stadier i utviklingsprosessen:

1.Kommunikasjonsøvelse

2.Diskusjonsøvelse –Skoleskyting

3.Diskusjonsøvelse -DDoS-angrep på kommune

4.Diskusjonsøvelse -Brann + større arrangement

5.Diskusjonsøvelse -Pandemi + togbrann

Fremgangsmåte workshoppen

Workshoppen i oktober startet med en demonstrasjon DSS/XR-base, AR-verktøyet som utvikles i Norge. Deretter ble deltakerne delt i grupper som videre bearbeidet øvelsenen. Fokus for de ulika gruppene var:

Videreutvikling av eksisterende øvelser

Tilpasse øvelser til AR-verktøyet

Incentiver for å øve asynkront – Terskler og barrierer

-Takk til alle som deltok i workshoppen, nå har vi gode forutsetninger for å videreutvikle de digitale øvelser, både med bruk av AR-verktøy og for å gjøre øvelsesbanken tilgjengelig for ulike organisasjoner.

CriseIT deltar i kampanjen Mitt Europa

Hva bidrar EU egentlig med i nærheten av der du bor?  Med CriseIT for eksempel!  Interreg-prosjektet CriseIT er finansiert med EU-midler og  utvikler metoder og verktøy for god kriseberedskap på tvers av grensen. CriseIT fokuserer på praktisk bruk av digitalt øvingsverktøy i organisasjoner og kommuner, slik at for eksempel Arvika og Hamar i fellesskap kan øve på en krise -uten å måte samles.  

For å vise hva vi driver og bidrar med i grenseregionen i Indre Skandinavia deltar CriseIT i den digitale kampanjen Mitt Europa. Her settes søkelys på forskjellige EU-prosjekter som har direkte effekt på innbyggerne.  Tidligere har Mitt Europa vært en uke med arrangementer, foredrag og åpent hus, men i forbindelse med Covid19 gjennomføres årets kampanje digitalt.

I Mitt Europas digitale kampanje-uke fra 28. september  til 4. oktober er CriseITs aktiviteter synlige på den samlende kampanjeside og på kartet. Vi kommer til å dele smådryp fra prosjektet og håper at vi gjennom å være aktivt når ut mot et større og kanskje nytt publikum i hele Europa.

Følg med på #mitteuropa og #euinmyregion for å finne ut om CriseITs aktiviteter og for se hva som skjer i resten av Europa!

Studenter øver på ‘en krise i krisen’

Studenter øver på ‘en krise i krisen’

Like før sommeren ble det gjennomført en digital kriseøvelse med masterstudenter på Høgskolen i Innlandet, Campus Rena. Overordnet hensikt var å øve en «krise i (Covid-19) krisen», og ha fokus på det sivil-militære samarbeidet. Øvelsen ble gjennomført i Learning Management System-verktøyet “Canvas”. Introduksjonen og oppsummeringen, den såkalte Hot wash up, ble gjort i konferanseverktøyet Zoom.

Formålet med denne diskusjonsøvelsen var blant annet å røfte utfordringer relatert til å håndtere 2 pågående kriser- i dette tilfelle et fiktivt togulykke og covid19-pandemien- samtidig og identifisere en kommunes ansvars- og myndighetsforhold knyttet til disse to krisene.

Kommunikasjon og ansvarsforhold

I tillegg skulle øvelsen betrakte utfordringer relatert til kommunikasjon og håndtering av SIV-MIL samarbeid og identifisere ansvars- og myndighetsforhold knyttet til et slikt samarbeid. Øvelsen skulle øke kunnskap og bevissthet rundt eget planverk, herunder beredskapsplaner for koordinering og samvirke, tilhørende tiltakskort og liaisonering. 

Interreg lyfter fram CriseIT som gott exempel

CriseITs huvudfinansiär är EU-programmet Interreg med syfte att uppmuntra städer och regioner från olika medlemsstater att arbeta tillsammans och lära av varandra genom gemensamma program, projekt och nätverk. Interreg vill bland annat hantera gemensamma utmaningar och skapa nya möjligheter för samarbete över gränserna och CriseIT lyfts fram som ett bra exempel på detta. Vi kan ju inte annat än att hålla med:

Samarbete har aldrig tidigare varit lika viktigt som nu när utmaningarna är globala.

För att uppmärksamma Interregs 30-årsjubileum publiceras en artikelserie om goda grannar, ungdomar och ett grönt Europa. En artikel om CriseIT publicerades i serien inom temat ”alla har vi grannar”. Läs artikeln här: http://www.interreg-sverige-norge.com/criseit-2-implementing-future-crisis-management-training/

Här finns länkar till mer information om Interregs 30-årsjubileum:

https://interreg.eu/interreg-30-years-together/

http://www.interreg-sverige-norge.com/30-ar-av-framgangsrikt-samarbete-over-granser-grattis-interreg/

Interreg lyfter också CriseIT i sin genomföranderapport för 2019: http://www.interreg-sverige-norge.com/wp-content/uploads/2020/05/Det-svensk-norska-samarbetet-forts%C3%A4tter-2019.pdf

Coronapandemin gör digital krisövning mer aktuell än någonsin

“vi hadde hatt godt av å øve mer på kontinuitetsplanlegging; hvordan vi kan opprettholde krisehåndteringsevnen hvis sentrale resurser faller bort på grunn av sykdom eller karantene.

Mathias Johnsen, DSB

Våren 2020 har tydligare än någonting visat på behovet av digitala krisövningar. Arbetsplatser och skolor har i snabb takt behövt digitalisera sin verksamhet. Behovet av social distansering kvarstår och kan bli långvarigt. Digitala möten såväl som digitala krisövningar kan därför förväntas bli en naturlig del av vardagen.  Inom projektet har vi diskuterat effekterna av den pågående Coronapandemin och det faktum att Norge och Sverige valt olika sätt att hantera situationen. Vi konstaterade att det, åtminstone inledningsvis, har funnits en hög tilltro till respektive lands strategi i det egna landet. Båda länderna har också upplevt likartade problem kopplade till bristande beredskap och beredskapslager med mediciner och skyddsutrustning. Gemensamt är även den problematik som den stängda gränsen mellan Norge och Sverige medför för gränskommunerna, om än på olika sätt. 

Vad kan rådande situation lära oss om framtida krisövningsbehov? 

Krissituationer skapar unika möjligheter att identifiera förändrings- och övningsbehov i organisationer. De ofta smärtsamma erfarenheterna behöver omsättas i verksamhetsförändringar, uppdaterade krisplaner och i nya övningar. Förutom vikten av att samla in erfarenheter från krisberedskapsansvariga visar krisen på behovet av att öva lågintensiva händelser. Övningarna kan exempelvis handla om kontinuitetsplanering och uthållighet samt bortfall av resurser, till exempel i form av personal. Det finns även ett behov av att öva på ”kriser-i-krisen”. Vad händer exempelvis om det sker en stor översvämning eller skogsbrand under pågående pandemi? Att pröva och/eller utveckla krisledningsplanen i dessa frågor är relevant för många organisationer. Detsamma kan tänkas gälla att öva på scenarion som kräver kännedom om vilka restriktioner, regler och lagar som gäller i grannlandet.  Skulle CriseIT:s verktyg kunna bidra till de övningsbehov som nu upptäcks? Två reflektioner från våra diskussioner är att projektets digitala övningskoncept skapar goda möjligheter att öva på utdragna händelser eftersom interaktionen kan ske distribuerat och till och med asynkront. Övningar kan på så sätt vävas in i det dagliga arbetet under långa tidsperioder. Vidare skulle ett framtida användningsområde för de AR-lösningar som utvecklas i projektet kunna vara att öva på hur virus sprids i olika miljöer.  

“I stor grad handler det om at møtene har skjedd på digitale plattformer, men noen få kriseøvelser har blitt utsatt ettersom de krever fysisk oppmøte”

Amund Ole Flesvik Aeger Group og University of Nordland (Bodø, Nord-Norge)

“Det är också en “trög” händelse ur min synvinkel så stabsarbete, beslutfattande etc har inte ställts på prov i samma utsträckning som om det hade varit en mer tidskritisk situation”

Elin Wolf, Karlstadregionens räddningstjänstförbund

CriseIT fortsätter att följa pandemins utveckling och är fortsatt öppna för dialog och samarbeten kring att utveckla digital krisövning som nu är mer aktuellt än någonsin. 

Vellykket digital workshop

Prosjektgruppen i CriseIT 2 hadde denne uke et 7 timers arbeidsseminar i Zoom for å utvikle nye øvelsesscenarioer. Det var første gang CriseIT gjennomførte en så lang og omfattende workshop i et digitalt format, og gruppen var positiv overrasket over effektiviteten i den nye arbeidsmåten.

 –Gruppen viste stort engasjement og kreativitet og vi fikk gjennomført alt vi hadde planlagt, sier prosjektleder Monika Magnusson. –Vi har nå to nye nesten ferdige øvelser som vi vil evaluere og fullføre med prosjektets behovseiere. Å gjennomføre workshopen på avstand fungerte over all forventning, og vi ble enige om at vi vil gjøre dette igjen.

Til øvelsesbanken

Det var Monika Magnusson, Peter Bellström, John Sören Pettersson og Erik Persson fra Karlstads Universitet, Geir Ove Venemyr fra Høgskolen i Innlandet, Anders Bergström fra Appie Mode AB og Frode Sveen fra EON Reality Norway som traff hverandre for å utarbeide de nye scenarioer. Øvelsene skal inngå i prosjektets planlagte øvelsesbank, som kommuner og etater kan anvende i forbindelse med kriseberedskapsøvelser.

Digital workshop

Etter en felles gjennomgang av prosjektet, delte forsamlingen seg i to digitale rom for å jobbe videre med hver sin øvelse. En gruppe tok for seg en situasjon der en kommunes digitale infrastruktur blir hacket. Resultatet ble et utgangspunkt for øvelse av ledelse, organsering og situasjonsforståelse.  På kick off for CriseIT 2 i fjor ble hacking/IT-problemer nevnt som et krisescenario prosjektets behovseiere kunne tenke seg å øve på.

Gjennomføres i Canvas

Den andre gruppe jobbet med utvikling av en øvelse rundt en skogsbrann der det samtidig foregår et stort arrangement. Her er formålet av øvelsen fremfor alt å trene på å ta omfattende avgjørelser og på samarbeid.

Øvelsene er utformet slik at scenarioene kan tilpasses eller byttes ut med andre.

Begge øvelsene  kan gjennomføres i plattformen Canvas, slik at deltakerne kan øve fra sin vanlige arbeidsplass. Det ene scenarioet er en kort øvelse på 2 timer. Det andre kan gjøres i 30 til 60 minutter per dag i fem dager.  

Demo øvelse

Tidligere i år gjennomførte CriseITs referansegruppe og partnere en demo øvelse i Charlottenberg som ga prosjektgruppe mange nyttige tips for utvikling av de nye øvelsene og verktøy.

Les saken om demo-øvelsen i Charlottenberg her

I forbindelse med Covid2019-situasjonen er det usikkert når partnere i CriseIT skal teste materialet igjen, og i hvilke form det blir.

Demo øvelse i CriseIT 2 gjennomført

Cirka 20 personer fra CriseITs referansegruppe og partnere deltok i februar på en demo øvelse i Charlottenberg.

Øvelsen har gitt CriseITs prosjektgruppe mange nyttige erfaringer for videre arbeid med å utvikle virtuelle øvelser og øvelsesverktøy.

Scenarioen for øvelsen besto av fire momenter med bombetrusler og skoleskyting på en kommunal skole. Fiktive filmer og lydfilmer produsert i CriseIT 1 ble brukt for å gjøre scenariet så realistisk som mulig. Læringsplatformen Canvas som ble brukt som kommunikasjonskanal i øvelsen og deltakerne ble delt i arbeidsgrupper.

På grunnlag av en rekke spørsmål måtte gruppene diskutere hvordan kommunen skulle handle. Her måtte de ta utgangspunkt i eget planarbeid, herunder beredskapsplaner for terrorhandlinger, tilhørende tiltakskort og krisekommunikasjonsplan. 

Gruppearbeid

Gruppene var blandet med norske og svenske deltakere som sjenerøst delte sine erfaringer og stilte spørsmål om hvordan det fungerte over grensen.

I tillegg til å øke kunnskapen om egen organisasjons beredskapsplan, var målet å øke stabens rollebevissthet. De skulle også drøfte utfordringer relatert til kommunikasjon håndtering av pårørende i en krisesituasjon, bygge felles mentale modeller, øke bevisstgjøring om egne beslutninger. Hvis gruppen ble enige om et svar, ble dette ført inn i systemet.

Deltakerne opplevde øvelsen som realistisk og positiv. Diskusjonsøvelsene gir selvinnsikt og læring, ‘dette er jeg ikke god på’, sa en av deltakerne etterpå. Det kom også inn mange tips og ideer etter øvelsen, for eksempel om at verktøyet kunne ha et forslag til et beredskapsplan og ‘best practice’ eksempler hvor man kan ‘låne’ hverandres planer.

Øvelsen i Charlottenberg vil tjene som prototyp for øvelsene i den kommende øvelses-«banken» og var en testarena for et av verktøyene i prosjektet.

Gjest

Martina Granholm, doktorgradsstipendiat, Mittuniversitetet, Sverige

Etter øvelsen fikk prosjektet besøk av Martina Granholm, doktorgradsstipendiat fra Mittuniversitetet i Sverige. Hun presenterte Gränsöverskridande samverkan för säkerhet 3 (GSS3)”, et Interreg projekt i Nordens Gröna Bälte.

CriseIT og GSS3 jobber med like utfordringer og det ble en interessant diskusjon og utveksling av erfaringer som monnet ut i et konkret samarbeid på noen områder.

Les mer om GSS3-prosjektet her.

Demoøvelse 13. februar 2020

Den 13 februari genomförs en första demonstrasjonsøvelse i CriseIT 2 i Charlottenberg på Ekman Hotels.

Målsetning

Målsetningene med denne første demoøvelsen er flere:

  • Denne øvelsen vil tjene som prototyp for øvelsene i den kommende øvelses-«banken»
  • Øvelsen blir en testarena for de ulike verktøy i prosjektet. Gjentatte gjennomføringer kan derfor bli aktuelt
  • Vurdere mulighetene for benchmarking. Teste ut før- og etter-målinger
  • Prøve learning platform Canvas som grunn for øvelsen. Danne erfaringer og diskutere sikkerhetsrisiko med en læringsplattform som ligger utenfor etatens (myndighetens) domene

Hendelsestype/Scenario

Foreløpig ser det ut til at vi tar utgangspunkt i et scenario med skoleskyting. Endringer kan forekomme.

Pilotövning genomförd på svensk kommun

I november genomfördes ytterligare en pilotövning (läs mer om tidigare pilotövning här), denna gång inom en värmländsk kommuns ledningsorganisation. Det var första gången denna kommun deltog i en övning som använde sig av CriseITs övningskoncept. Denna pilotövning var en funktionsövning med fokus på kommunikation och den genomfördes helt synkront.

De fem deltagarna använde sig av CriseITs övningsverktyg för att strukturera och dokumentera övningen där de skulle ta fram en informationsplan, uppdatera en lägesbild i WIS, ta fram ett pressmeddelande och upprätta en samverkanskonferens.

Denna övning är baserad på en tidigare gränsöverskridande övning som genomfördes under hösten 2018. Då deltog en annan kommun i Värmland samt en kommun i Hedmarks fylke.

För mer information, kontakta John Sören Pettersson john_soren.pettersson@kau.se

CriseIT presenteras för styrkommittén

Styrkommittén för Interrreg Sverige-Norge programmets delområde Inre Skandinavien besökte i slutet av november Karlstads universitet. Politiker/ledamöter från Värmland, Dalarna, Hedmark, Akershus och Östfold lyssnade tillsammans med det svenska och norska sekretariatet på presentationer av två projekt. Från CriseIT deltog Morten Wenstad, EON Reality Norway, Anders Bergström, AppieMode, Erik Persson, Centrum för klimat och säkerhet samt den svenska projektledaren Monika Magnusson från Handelshögskolan vid Karlstads Universitet.

Företagen berättade om de IT-lösningar som utvecklas i samarbete med projekt. Medarbetarna vid universitet beskrev det övriga arbetet som genomförts och planeras. Åhörarna fick även en kort introduktion till de pedagogiska verktyg som används för att visualisera och lära om klimatrelaterade risker i användarlaboratoriet Risklab. Intresset var stort  och vi fick flera värdefulla inspel till vårt arbete. Många av åhörarna hade själva deltagit i krisledningsövningar eller haft ansvar för krishantering i sina organisationer. Det är exempelvis viktigt att öva på det mediatryck som uppstår var en kommentar. Krisberedskap blir ständigt mer aktuellt konstaterade en annan av ledamöterna.