Coronapandemin gör digital krisövning mer aktuell än någonsin

“vi hadde hatt godt av å øve mer på kontinuitetsplanlegging; hvordan vi kan opprettholde krisehåndteringsevnen hvis sentrale resurser faller bort på grunn av sykdom eller karantene.

Mathias Johnsen, DSB

Våren 2020 har tydligare än någonting visat på behovet av digitala krisövningar. Arbetsplatser och skolor har i snabb takt behövt digitalisera sin verksamhet. Behovet av social distansering kvarstår och kan bli långvarigt. Digitala möten såväl som digitala krisövningar kan därför förväntas bli en naturlig del av vardagen.  Inom projektet har vi diskuterat effekterna av den pågående Coronapandemin och det faktum att Norge och Sverige valt olika sätt att hantera situationen. Vi konstaterade att det, åtminstone inledningsvis, har funnits en hög tilltro till respektive lands strategi i det egna landet. Båda länderna har också upplevt likartade problem kopplade till bristande beredskap och beredskapslager med mediciner och skyddsutrustning. Gemensamt är även den problematik som den stängda gränsen mellan Norge och Sverige medför för gränskommunerna, om än på olika sätt. 

Vad kan rådande situation lära oss om framtida krisövningsbehov? 

Krissituationer skapar unika möjligheter att identifiera förändrings- och övningsbehov i organisationer. De ofta smärtsamma erfarenheterna behöver omsättas i verksamhetsförändringar, uppdaterade krisplaner och i nya övningar. Förutom vikten av att samla in erfarenheter från krisberedskapsansvariga visar krisen på behovet av att öva lågintensiva händelser. Övningarna kan exempelvis handla om kontinuitetsplanering och uthållighet samt bortfall av resurser, till exempel i form av personal. Det finns även ett behov av att öva på ”kriser-i-krisen”. Vad händer exempelvis om det sker en stor översvämning eller skogsbrand under pågående pandemi? Att pröva och/eller utveckla krisledningsplanen i dessa frågor är relevant för många organisationer. Detsamma kan tänkas gälla att öva på scenarion som kräver kännedom om vilka restriktioner, regler och lagar som gäller i grannlandet.  Skulle CriseIT:s verktyg kunna bidra till de övningsbehov som nu upptäcks? Två reflektioner från våra diskussioner är att projektets digitala övningskoncept skapar goda möjligheter att öva på utdragna händelser eftersom interaktionen kan ske distribuerat och till och med asynkront. Övningar kan på så sätt vävas in i det dagliga arbetet under långa tidsperioder. Vidare skulle ett framtida användningsområde för de AR-lösningar som utvecklas i projektet kunna vara att öva på hur virus sprids i olika miljöer.  

“I stor grad handler det om at møtene har skjedd på digitale plattformer, men noen få kriseøvelser har blitt utsatt ettersom de krever fysisk oppmøte”

Amund Ole Flesvik Aeger Group og University of Nordland (Bodø, Nord-Norge)

“Det är också en “trög” händelse ur min synvinkel så stabsarbete, beslutfattande etc har inte ställts på prov i samma utsträckning som om det hade varit en mer tidskritisk situation”

Elin Wolf, Karlstadregionens räddningstjänstförbund

CriseIT fortsätter att följa pandemins utveckling och är fortsatt öppna för dialog och samarbeten kring att utveckla digital krisövning som nu är mer aktuellt än någonsin. 

Vellykket digital workshop

Prosjektgruppen i CriseIT 2 hadde denne uke et 7 timers arbeidsseminar i Zoom for å utvikle nye øvelsesscenarioer. Det var første gang CriseIT gjennomførte en så lang og omfattende workshop i et digitalt format, og gruppen var positiv overrasket over effektiviteten i den nye arbeidsmåten.

 –Gruppen viste stort engasjement og kreativitet og vi fikk gjennomført alt vi hadde planlagt, sier prosjektleder Monika Magnusson. –Vi har nå to nye nesten ferdige øvelser som vi vil evaluere og fullføre med prosjektets behovseiere. Å gjennomføre workshopen på avstand fungerte over all forventning, og vi ble enige om at vi vil gjøre dette igjen.

Til øvelsesbanken

Det var Monika Magnusson, Peter Bellström, John Sören Pettersson og Erik Persson fra Karlstads Universitet, Geir Ove Venemyr fra Høgskolen i Innlandet, Anders Bergström fra Appie Mode AB og Frode Sveen fra EON Reality Norway som traff hverandre for å utarbeide de nye scenarioer. Øvelsene skal inngå i prosjektets planlagte øvelsesbank, som kommuner og etater kan anvende i forbindelse med kriseberedskapsøvelser.

Digital workshop

Etter en felles gjennomgang av prosjektet, delte forsamlingen seg i to digitale rom for å jobbe videre med hver sin øvelse. En gruppe tok for seg en situasjon der en kommunes digitale infrastruktur blir hacket. Resultatet ble et utgangspunkt for øvelse av ledelse, organsering og situasjonsforståelse.  På kick off for CriseIT 2 i fjor ble hacking/IT-problemer nevnt som et krisescenario prosjektets behovseiere kunne tenke seg å øve på.

Gjennomføres i Canvas

Den andre gruppe jobbet med utvikling av en øvelse rundt en skogsbrann der det samtidig foregår et stort arrangement. Her er formålet av øvelsen fremfor alt å trene på å ta omfattende avgjørelser og på samarbeid.

Øvelsene er utformet slik at scenarioene kan tilpasses eller byttes ut med andre.

Begge øvelsene  kan gjennomføres i plattformen Canvas, slik at deltakerne kan øve fra sin vanlige arbeidsplass. Det ene scenarioet er en kort øvelse på 2 timer. Det andre kan gjøres i 30 til 60 minutter per dag i fem dager.  

Demo øvelse

Tidligere i år gjennomførte CriseITs referansegruppe og partnere en demo øvelse i Charlottenberg som ga prosjektgruppe mange nyttige tips for utvikling av de nye øvelsene og verktøy.

Les saken om demo-øvelsen i Charlottenberg her

I forbindelse med Covid2019-situasjonen er det usikkert når partnere i CriseIT skal teste materialet igjen, og i hvilke form det blir.

Demo øvelse i CriseIT 2 gjennomført

Cirka 20 personer fra CriseITs referansegruppe og partnere deltok i februar på en demo øvelse i Charlottenberg.

Øvelsen har gitt CriseITs prosjektgruppe mange nyttige erfaringer for videre arbeid med å utvikle virtuelle øvelser og øvelsesverktøy.

Scenarioen for øvelsen besto av fire momenter med bombetrusler og skoleskyting på en kommunal skole. Fiktive filmer og lydfilmer produsert i CriseIT 1 ble brukt for å gjøre scenariet så realistisk som mulig. Læringsplatformen Canvas som ble brukt som kommunikasjonskanal i øvelsen og deltakerne ble delt i arbeidsgrupper.

På grunnlag av en rekke spørsmål måtte gruppene diskutere hvordan kommunen skulle handle. Her måtte de ta utgangspunkt i eget planarbeid, herunder beredskapsplaner for terrorhandlinger, tilhørende tiltakskort og krisekommunikasjonsplan. 

Gruppearbeid

Gruppene var blandet med norske og svenske deltakere som sjenerøst delte sine erfaringer og stilte spørsmål om hvordan det fungerte over grensen.

I tillegg til å øke kunnskapen om egen organisasjons beredskapsplan, var målet å øke stabens rollebevissthet. De skulle også drøfte utfordringer relatert til kommunikasjon håndtering av pårørende i en krisesituasjon, bygge felles mentale modeller, øke bevisstgjøring om egne beslutninger. Hvis gruppen ble enige om et svar, ble dette ført inn i systemet.

Deltakerne opplevde øvelsen som realistisk og positiv. Diskusjonsøvelsene gir selvinnsikt og læring, ‘dette er jeg ikke god på’, sa en av deltakerne etterpå. Det kom også inn mange tips og ideer etter øvelsen, for eksempel om at verktøyet kunne ha et forslag til et beredskapsplan og ‘best practice’ eksempler hvor man kan ‘låne’ hverandres planer.

Øvelsen i Charlottenberg vil tjene som prototyp for øvelsene i den kommende øvelses-«banken» og var en testarena for et av verktøyene i prosjektet.

Gjest

Martina Granholm, doktorgradsstipendiat, Mittuniversitetet, Sverige

Etter øvelsen fikk prosjektet besøk av Martina Granholm, doktorgradsstipendiat fra Mittuniversitetet i Sverige. Hun presenterte Gränsöverskridande samverkan för säkerhet 3 (GSS3)”, et Interreg projekt i Nordens Gröna Bälte.

CriseIT og GSS3 jobber med like utfordringer og det ble en interessant diskusjon og utveksling av erfaringer som monnet ut i et konkret samarbeid på noen områder.

Les mer om GSS3-prosjektet her.

Demoøvelse 13. februar 2020

Den 13 februari genomförs en första demonstrasjonsøvelse i CriseIT 2 i Charlottenberg på Ekman Hotels.

Målsetning

Målsetningene med denne første demoøvelsen er flere:

  • Denne øvelsen vil tjene som prototyp for øvelsene i den kommende øvelses-«banken»
  • Øvelsen blir en testarena for de ulike verktøy i prosjektet. Gjentatte gjennomføringer kan derfor bli aktuelt
  • Vurdere mulighetene for benchmarking. Teste ut før- og etter-målinger
  • Prøve learning platform Canvas som grunn for øvelsen. Danne erfaringer og diskutere sikkerhetsrisiko med en læringsplattform som ligger utenfor etatens (myndighetens) domene

Hendelsestype/Scenario

Foreløpig ser det ut til at vi tar utgangspunkt i et scenario med skoleskyting. Endringer kan forekomme.

Pilotövning genomförd på svensk kommun

I november genomfördes ytterligare en pilotövning (läs mer om tidigare pilotövning här), denna gång inom en värmländsk kommuns ledningsorganisation. Det var första gången denna kommun deltog i en övning som använde sig av CriseITs övningskoncept. Denna pilotövning var en funktionsövning med fokus på kommunikation och den genomfördes helt synkront.

De fem deltagarna använde sig av CriseITs övningsverktyg för att strukturera och dokumentera övningen där de skulle ta fram en informationsplan, uppdatera en lägesbild i WIS, ta fram ett pressmeddelande och upprätta en samverkanskonferens.

Denna övning är baserad på en tidigare gränsöverskridande övning som genomfördes under hösten 2018. Då deltog en annan kommun i Värmland samt en kommun i Hedmarks fylke.

För mer information, kontakta John Sören Pettersson john_soren.pettersson@kau.se

CriseIT presenteras för styrkommittén

Styrkommittén för Interrreg Sverige-Norge programmets delområde Inre Skandinavien besökte i slutet av november Karlstads universitet. Politiker/ledamöter från Värmland, Dalarna, Hedmark, Akershus och Östfold lyssnade tillsammans med det svenska och norska sekretariatet på presentationer av två projekt. Från CriseIT deltog Morten Wenstad, EON Reality Norway, Anders Bergström, AppieMode, Erik Persson, Centrum för klimat och säkerhet samt den svenska projektledaren Monika Magnusson från Handelshögskolan vid Karlstads Universitet.

Företagen berättade om de IT-lösningar som utvecklas i samarbete med projekt. Medarbetarna vid universitet beskrev det övriga arbetet som genomförts och planeras. Åhörarna fick även en kort introduktion till de pedagogiska verktyg som används för att visualisera och lära om klimatrelaterade risker i användarlaboratoriet Risklab. Intresset var stort  och vi fick flera värdefulla inspel till vårt arbete. Många av åhörarna hade själva deltagit i krisledningsövningar eller haft ansvar för krishantering i sina organisationer. Det är exempelvis viktigt att öva på det mediatryck som uppstår var en kommentar. Krisberedskap blir ständigt mer aktuellt konstaterade en annan av ledamöterna.

CriseIT-forskning på konferensen Neon 2019

Kan CriseIT:s koncept för digitala krisövningar skapa effektivare processer för krisövningar? Fyra forskare från projektet (Monika Magnusson, Peter Bellström, Björn Tallak Bakken och Geir Ove Venemyr) presenterade på konferensen Neon, Nettverk for organisasjonsforskning i Norge, 2019 i Lillehammer ett utkast till en forskningsartikel som jämför hur krisövningar planeras och genomförs idag med det skulle kunna gå till i framtiden. I artikeln används grafiska modeller för att visa på hur processerna kan förenklas och kvalitetssäkras med projektets digitala verktyg. 

Abstract till artikeln kan läsas här: “Technology Transfer of a Digital Crisis Training Concept: Changing Business Processes for Planning and Executing Digital Crisis Training Exercises

Härlig vinter i Lillehammer!

Projektmöte i Karlstad

Planering av den serie av demoövningar som ska äga rum i projektet var en av punkterna på agendan när projektgruppen möttes i Karlstad 21-22 november. Övningarna ska ge deltagarna en inblick i hur de olika IT-verktygen kan användas för att planera, genomföra och utvärdera övningar digitalt och distribuerat. Serien av demoövningar, med start i februari 2020, är också tänkt att ge inspiration till att utforma långsiktiga övningsprogram som skapar kontinuitet och progression i lärandet.

En annan fråga som diskuterades var hur de digitala övningarna ska utvärderas, dels för att förbättra IT-verktyg och metoder under projekttiden, dels för att säkerställa organisatoriskt lärande i framtida användning. Deltagarna passade även på att ”leva som de lär” genom ta del av en distribuerad demonstration av den AVR (Augmented Virtual Reality) applikation som utvecklas på norska sidan. Under mötesdagarna diskuterades också hur de olika IT-verktygen kan integreras för att skapa en sömlös process för användarna, från kartläggning av vilka övningsbehoven är, till att erfarenheter återförs in i verksamheten.

Demoøvelse februar 2020

Første demonstrasjonsøvelse er først og fremst rettet mot prosjektets partnere, samt referansegruppen. Dere som tilhører denne gruppen innehar verdifull kompetanse og erfaring og deres tilbakemeldinger vil være viktige bidrag videre i prosjektet. Det er også en fordel å benytte deltakere som allerede har vært øvet i for eksempel krisövingsverktyget, men ikke et krav.

Målsetningene med denne første demoøvelsen er flere:

  • Denne øvelsen vil tjene som prototyp for øvelsene i den kommende øvelses-«banken»
  • Øvelsen blir en testarena for de ulike verktøy i prosjektet. Gjentatte gjennomføringer kan derfor bli aktuelt
  • Vurdere mulighetene for benchmarking. Teste ut før- og etter-målinger
  • Prøve learning platform Canvas som grunn for øvelsen. Danne erfaringer og diskutere sikkerhetsrisiko med en læringsplattform som ligger utenfor etatens (myndighetens) domene

Tid og sted

Scandic Arvika primo februar 2020. Tidsrom på den aktuelle dag: 0900-1500. Se aktuelle datoer lenger ned.

Hendelsestype/Scenario

Foreløpig ser det ut til at vi tar utgangspunkt i et scenario med skoleskyting. Endringer kan forekomme

Påmelding

Påmelding gjennom epost til øvingsleder/delprosjektleder  Geir Ove Venemyrgeir.venemyr@inn.no innen 15 desember. I eposten svarer du også på hvilken dato du foretrekker mellom: 

  • Onsdag 5. februar 2020 
  • Torsdag 13. februar 2020

Universitetsstudenter involverade i CriseIT

CriseIT involverar flera företag och kommuner, både på den svenska och den norska sidan. Involverade är också studenter på olika nivåer i sin utbildning vid Karlstads universitet och Høgskolen i Innlandet. Denna höst deltar Elin Nilsson genom en kurs på masterprogrammet i informatik vid Karlstads universitet.

– Jag har ju tidigare deltagit i ett EU-projekt på datavetenskap, så jag tyckte det lät spännande att kunna gå en kurs där man deltar i ett forskningsprojekt i informatik. Jag får lära mig en hel del om sekretess vid hantering av forskningsdata, men också de praktiska detaljerna när man kör pilotövningar med olika organisationer. Det är andra problem som dyker upp jämfört med vanliga användartester. 

Handledare är John Sören Pettersson som också är involverad i CriseIT.