Om CriseIT 2

Implementing Future Crisis Management Training 2019-2021

Bakgrund och avsikt

Det övergripande målet för projektet i denna ansökan (CriseIT 2) är att projektet ska bidra med kunskaper och verktyg som underlättar en fortsatt digitalisering av krisövningsområdet och ett utökat gränsregionalt samarbete kring krisberedskap i gränsregionen Hedmark-Värmland. Projektet ska bland annat leverera följande: Ett ”bibliotek” av krisövningar med scenarier som är relevanta för gränsregionens behov, och som kommuner och andra kan (åter-) använda och anpassa efter sina specifika behov; Dokumenterade resurser och stödprocesser för design, implementering, användning och spridning av, samt lärande från, digitala krisövningar; IT-verktyg för lärande och digital krisövning; Spridning av erfarenheter och resultat via webb-plats, workshops, konferenser, vetenskapliga publikationer m.m.

Till de förväntade effekterna hör att offentliga aktörer ökar sin krisberedskap genom de möjligheter till flexibel, frekvent, varierad och behovsanpassad krisövning/-träning som projektet skapar. Att enkelt kunna dela och återanvända övningar gör också på sikt att offentliga resurser kan användas mer effektivt. Nya tjänster och produkter för krisövning/-hantering kan utvecklas av företag som tar del av projektets resultat (övningsunderlag, verktyg, metodstöd etc.). Slutligen är en förväntad långsiktigt effekt att projektkonsortiet blir en internationellt ledande aktör inom forskning, utbildning och kompetensutveckling kring digitala krisövningsmetoder/-verktyg.

{

Projektet ska bidra med kunskaper och verktyg som underlättar en fortsatt digitalisering av krisövningsområdet och ett utökat gränsregionalt samarbete kring krisberedskap i gränsregionen Hedmark-Värmland.

AP1: Øvelsebank

Prosjektet CriseIT(1) har lagt et grunnlag for å “øve enkelt”, gjennom utvikling av IT-støttede øvingsverktøy og en helhetlig metodikk for hele øvelsesprosessen. Dette grunnlaget vil videreføres i CriseIT 2 gjennom å fylle øvelsesplattformene med innhold. CriseIT 2 skal utvide databasen for øvingsmål med tilhørende aktiviteter og scenarier som er relevante for grenseoverskridende kriseøvelser. Utvikling av et bibliotek av generiske øvelser for en digital plattform vil legge til rette for samskaping, deling og erfaringsutveksling mellom aktører. Dette arbeidet vil kunne foregå koordinert med prosjektet GSS 3.

Det er sentralt i prosjektet at scenarier som er utviklet og testet med ulike brukergrupper også gjøres tilgjengelig for et bredere publikum. Ved å kunne velge ferdige øvingsopplegg vil terskelen for å ta i bruk verktøyene senkes og man sikrer en god  implementering av dem.

De ulike øvelsene danner videre et viktig grunnlag for empiriske studier av prosesser og effekt av trening og øving i AP 3. Videre vil scenarier utviklet i AP 1 kunne justeres etter erfaringer fra både kvalitative og kvantitative studier i AP 3. Ikke minst vil AP 3 bringe til veie kunnskap om viktige parametere som kan justeres i scenariene for å øke effekter, smidigere prosesser og spesielt økt læringsutbytte.

AP2: Lärande och utvärdering

Genomförandet av övningar är en nyckel till stärkt förmåga att agera effektivt i kris, och CriseIT 2 bidrar till detta genom att skapa möjligheter för kommuner och andra aktörer med krisövningsbehov i gränsregionen att öva enklare och oftare. Samtidigt är det vedertaget att genomförande inte är gott nog – för att få effekt av övningar krävs systematiska utvärderingar, strategier för långsiktigt lärande och förutsättningar för implementering av lärdomar. Arbetspaket 2 syftar till att beskriva metodiska arbetssätt som kvalitetssäkrar design, genomförande och utvärdering av digitala krisövningar, återföring av förvärvad kunskap till organisationen, samt användning av metod i utbildning. Arbetspaket 2 syftar också till att utröna förutsättningarna för framgångsrik implementering av lärdomar och erfarenheter i de organisationer som övar inom ramen för projektet. Arbetet bygger vidare på det som lagts till grund i CriseIT(1) -projektet när det gäller en pedagogisk modell för träning och övning av krishantering. Planering och genomförande av delprojektet sköts av forskare på Karlstads universitet och Høgskolen i Innlandet. Nära samarbete kommer att ske med kommuner i projektet i hela övningskedjan, samt som studieobjekt för observation.

AP3: Effektivisering av øvelseprosess

Hovedformålet med arbeidspakken er utprøving av konsept(er) for planlegging og gjennomføring av øvelser (distribuert, synkront og asynkront), og evaluering av effekter av øvelser (læring), målt etter vitenskapelige kriterier. Resultatene skal bidra til at brukere av prosjektets metoder og verktøy skal kunne få det best mulige grunnlaget for å gjennomføre øvelser, med størst mulig læringsutbytte over tid.

CriseIT(1) -prosjektet definerte en metode og prosess for simuleringsstøttede kriseøvelser. Hovedtrekkene i metoden er en iterativ prosess som tar utgangspunkt i analyse av læringsbehov sett i sammenheng med behov for utvikling av relevant kompetanse. Ut fra den innledende analysen kan mer konkrete læringsmål defineres. Videre defineres treningsaktiviteter, resultat- og prosessmål, før man ender opp med en diagnose som gir grunnlag for tilbakemelding og en ny iterasjon. Grunntanken er stadig gradvis forbedring, målt opp mot læringsmålene og læringsbehovet.

Med støtte i metoden, skal organisasjoner som trener og øver på krisehåndtering kunne bygge opp sin kompetanse innen seks kompetanseområder: Situasjonsbevissthet og felles mentale modeller; organisasjon og ledelse; samarbeid og teamprosesser; beslutningsprosesser og beslutningstaking; kommunikasjon internt og eksternt; i tillegg til mer teknisk bransjespesifikk kompetanse (Bakken m fl 2017 side 387-9).

For å støtte organisasjoners og skolers bruk av metoden, har EON Reality Norway AS, sammen med HiNN og KAU, utviklet metodestøtteverktøyet MeTracker. Hensikten med MeTracker er å effektivisere og å øke måloppnåelsen gjennomgående i prosessen med å trene og øve på krisehåndtering, gjennom en systematisk bruk av verktøyet i planlegging, gjennomføring og evaluering av kriseøvelser. En sentral funksjon er hvordan læringsmål defineres og følges opp gjennom målepunkter som vurderes mot kriterier, og som i størst mulig grad samles opp automatisert og i sann tid. Dette muliggjør umiddelbar tilbakemelding på en øvelse, og kartlegging av progresjon mellom øvelser i forhold til overordnede mål. Foreløpige tilbakemeldinger fra brukerorganisasjoner indikerer at verktøyet har den ønskede effekten. Målsettingen med AP3 er å kartlegge denne effekten empirisk, og å utforske og dokumentere under hvilke betingelser og situasjoner man oppnår en positiv effekt (og eventuelt negativ).

Karlstads universitet (KAU) har i samverkan med företaget Redpill Linpro utvecklat Krisövningsverktyget. Det webbaserade verktyget stödjer själva genomförandedelen av övningar i form av digitala diskussionsövningar. Även funktionalitet för enskild träning/utbildning finns utvecklad. Som en effekt av företaget AppieModes medverkan i projektet kommer vi även kunna använda deras mobila app APärm – en digital pärm där krisplaner, kontaktlistor och andra dokument som behövs vid en övning kan samlas. Genom att tillhandahålla dokument som annars finns i separata, interna system kompletterar APärm projektets andra verktyg vilket underlättar övande och bidrar till att demonstrera hur krishanterings/-övningsprocessen som helhet kan effektiviseras och få högre kvalitet med hjälp av digitala verktyg.

Det vil være to hovedinnretninger på de empiriske studiene: kvalitative studier (case) og kvantitative studier (hovedsakelig eksperimentelle, og i felt). Formålet med kvalitative studier er å utforske hvordan virksomheter anvender metoden i sin fulle bredde, inklusive verktøyene MeTracker (EON Reality Norway AS) og Krisøvningsverktyget (KAU), APärm (AppieMode) samt VR-verktøyet DSS (EON Reality Norway AS). Her vektlegges brukeropplevelse og subjektiv (opplevd) effektivitet sammenliknet med krisetrening og -øving uten (IT-) verktøystøtte. De olika IT-systemen är ännu inte direktkopplade till varandra, men eventuella överbryggande aktiviteter som behövs under casestudierna kan genomföras bakom ”ridån” av projektmedlemmarna (exempelvis med hjälp av stödsystemet Ozlab som använts i CriseIT(1) för kollaborativ systemspecificering. Ozlab kan användas direkt i tester som interaktionsstöd för att dölja att vissa delar ännu inte är programmerade).

Casestudiene vil utgjøre forløpere til kvantitative studier, og indikere hvilke betingelser som bør være gjenstand for intervensjon (hypotesegenerering) i mer kontrollerte studier. Formålet med kvantitative studier er datainnsamling i større volum under kontrollerte betingelser, og mulighet for statistisk testing av hypoteser med hensyn på betingelser for effektivitet av øvingsmetoden og bruk av verktøy. Firmaet Exigentia AS vil bistå med planlegging og praktisk gjennomføring av de kvalitative og kvantitative empiriske studiene, samt bistå med grovanalyse av data fra studiene. DSB/NUSB vil bistå faglig med utvikling av scenarier og evalueringskriterier for øvelsene.

AP4: Vidareutveckling av verktyg

Ett av resultaten från CriseIT(1)-projektet är krisövningsverktyg (inklusive utbildnings-verktyget) som är en webbapplikation, baserad på WordPress CMS (Content Management System), för stöd för att skapa och genomföra digitala table-top övningar. I AP4 kommer prototypen att underhållas och vid behov också vidareutvecklas med stöd för kritisk funktionalitet.

I CriseIT(1) -projektet utvecklades också ett Proof och Concept av en AVR (”Augmented Virtual Reality”) baserat krisövningsverktyg, DSS (”Decision Support System”), i vilken man kan planera, genomföra och utvärdera synkrona och asynkrona övningar. DSS ger en virtuell bild av händelsen där flera övningsdeltagare kan röra sig runt i ett dynamiskt scenario för att bilda sig en uppfattning av situationen och baserat på detta prioritera och verkställa att nödvändiga åtgärder genomförs för att hantera situationen. I AP4 kommer DSS att vidareutvecklas i nära dialog med behovsägarna och fokus kommer att vara på vidare anpassning av funktionalitet och användbarhet. Projektet kommer också att analysera och utreda om det vore möjligt att automatisera datautbyte mellan DSS (simuleringar) och MeTracker. Ett automatiserat datautbyte kommer effektivisera hela övningscykeln och bland annat bidra till att:

  •  visualisera, justera och kvalitetssäkra övningsplaner,
  • i större omfattning öva specifika utmanande moment (”lessons identified”) under och efter en övning,
  • analysera alternativ praxis, och
  • mäta skicklighet.

För krisövningsverktyget betyder det att baserat på vad som framträder från tidigare arbetspaket (AP1-AP3) kommer kritisk funktionalitet implementeras. Vidare kommer krisövningsverktyget att underhållas och fel att rättas. Innan nya funktioner implementeras och/eller fel rättas kommer dessa att prioriteras som skall, bör och önskvärd. ”Skall-funktionaliteten” ska finnas implementerade efter projektslut och så  långt det är möjligt bör också ”bör-funktionaliteten” vara implementerad efter projektslut. Om tid finnes och om det verkligen finns möjligheter bör också funktionalitet prioriterad som önskvärd behandlas inom ramen för projektet.

Ett annat resultat från CriseIT(1)-projektet är MeTracker. Ändamålet med MeTracker är att effektivisera och öka måluppfyllelsen att träna och öva på krishantering. Detta genom systematisk användning av verktyg för planläggning, genomförande och utvärdering av krisövningar. En central funktion är hur lärandemål definieras och följs upp genom mål som värderas mot kriterier och som i största möjliga grad samlas in automatiskt i realtid. Detta möjliggör omedelbar återkoppling på en övning och kartlägger progression mellan övningar i förhållande till de överordnade övningsmålen. Det finns alltså en betydande potential för att effektivisera övningar genom att utarbeta lösningar för datautbyte mellan MeTracker och krisövningsverktyget. För att jämföra för- och nackdelar mellan olika plattformar kommer vi även undersöka möjligheterna att ta fram en mobilapp med liknande funktionalitet som den webbapp som utformats i CriseIT(1). I projektet är den mobila appen APärm tänkt att anpassas. APärm är en ”digital pärm” där viktiga dokument samlas. Det kan t.ex. handla om krisledningsplaner, larmlistor och (uppstarts-)rutiner för olika funktioner i en kris. Även instruktionsfilmer, till exempel för hur man använder Rakel-telefoner, kan ingå. APärm kommer utvärderas och anpassas till målgruppen i dialog mellan företag, behovsägare och forskare. Appen är tänkt att finnas på både svenska och norska. Vi vill även undersöka och vid behov utveckla en mobilapp för checklistor för krishantering. Detta innebär att checklistor för olika funktioners/rollers uppgifter i en kris (t.ex. uppstart av stab) blir enkelt tillgängliga. Eftersom krissituationer är såväl sällsynta som stressiga är enkla hjälpmedel som stödjer krisledningsorganisationers tänkta agerande värdefulla.

För att förenkla för användarna av MeTracker, Krisövningsverktyget, APärm och DSS skall också AP4 behandla “gränsytorna” mellan applikationerna. Det betyder att möjligheten för att exportera och importera data dem emellan skall utredas och specificeras.

{

Projektets digitala verktyg och övningsmetoder är tänkt att komplettera, inte ersätta traditionella övningar.