Halvtidssummering

jun 10, 2020

Första året i CriseIT 2

Prosjektet CriseIT 2, som startet opp 1.1.2019, er nå omtrent halvveis i det tre-årige forløpet. Siden første prosjekt i CriseIT-serien startet i 2016 har Karlstads Universitet, Høgskolen i Innlandet og flere samarbeidspartnere jobbet med å utvikle metoder og digitale verktøy for god kriseberedskap på tvers av grensen. Prosjektet har som mål å bygge opp en kunnskapsbase som kommuner og andre relevante aktører kan dra nytte av. Dette har blant annet resultert i flere IKT-verktøy som gjør det mulig å øve beredskapen oftere, bedre, billigere og på tvers av grensen. Vi er nå i en fase der vi tester, forfiner og videreutvikler verktøyet og metodikken.

Våren 2020 har tydeligere enn noen gang før vist behovet for digitale kriseøvelser. Arbeidsplasser og skoler måtte raskt over på nettbaserte løsninger, og kravet om sosial avstand fortsetter og kan bli langvarig. Digitale møter så vel som digitale kriseøvelser blir en naturlig del av hverdagen. Testing og utvikling av krise- og beredskapsplaner er nå en prioritert aktivitet for mange organisasjoner. Det samme kan være tilfelle når det gjelder å øve på scenarier som krever kunnskap om begrensninger, reglene og lovene som gjelder i nabolandet.

Denne våren har vi rukket å teste digitaliserte øvingsopplegg i flere brukerorganisasjoner, på begge sider av grensen. Tilbakemeldingene på dette er gode, og vi mener at CriseITs digitale øvelseskonsept kan bidra i til å dekke opplæringsbehovet som oppstår nå. Vi fortsetter å følge pandemiens utvikling og vi er åpne for samarbeid og innspill for å utvikle digitale beredskapsøvelser som er tilpasset aktualiteten i dagens situasjon og et fremtidig trusselbilde.

{
REFLEKTIONER OM CORONA:

“I stor grad handler det om at møtene har skjedd på digitale plattformer, men noen få kriseøvelser har blitt utsatt ettersom de krever fysisk oppmøte”

Amund Ole Flesvik, Aeger Group og University of Nordland

{
REFLEKTIONER OM CORONA:

“Jag tror att vi kommer ha en större mognad för digitala övningar eftersom vi nu har större digital vana generellt.”

Elin Wolf, Karlstadregionens räddningstjänstförbund

{
REFLEKTIONER OM CORONA:

“vi hadde hatt godt av å øve mer på kontinuitetsplanlegging; hvordan vi kan opprettholde krisehåndteringsevnen hvis sentrale resurser faller bort på grunn av sykdom eller karantene.

Mathias Johnsen, DSB

Digitala krisövningar mer aktuella än någonsin

CriseIT följer Coronapandemins utveckling och diskuterar effekterna, inom projektgruppen och med referensgruppens parter.

Projektets digitala övningskoncept skapar goda möjligheter att öva på utdragna händelser eftersom interaktionen kan ske distribuerat och till och med asynkront. Övningar kan på så sätt vävas in i det dagliga arbetet under långa tidsperioder. Vidare skulle ett framtida användningsområde för de AR-lösningar som utvecklas i projektet kunna vara att öva på hur virus sprids i olika miljöer.

Läs mer i artiklarna:

Coronapandemin gör digital krisövning mer aktuell än någonsin

Hamar Arbeiderblad – “Ressursene som ikke fantes

Övningsbanken

En viktig del av projektet är den övningsbank som tas fram. Önskemål om att kunna dela och återanvända övningsunderlag har länge funnits bland personer med övningsansvar i gränsregionen. Det är tidskrävande att ta fram en övning och eftersom behoven ofta är likartade i olika kommuner finns det stora vinster med att kunna samarbeta.

I samband med projektets kickoff i maj 2019 genomfördes en workshop med bland annat svenska och norska säkerhetssamarordnare. Syftet var att identifiera vilka scenariotyper som de helst vill se i Övningsbanken. Till det som många önskade öva på hörde avbrott i elektroniska kommunikationer, terrorhandlingar, epidemier/pandemier och extrem nederbörd. Tyvärr hann aldrig någon övning om pandemier tas fram innan Coronapandemin bröt ut.

En första övning på temat terror, skolskjutningsscenario från demoövningen, har prövats och utvärderats. Två andra övningar har påbörjats och kommer färdigställas under hösten 2020 preliminärt. Dessa handlar om avbrott i elektroniska kommunikationer respektive skogsbrand. Utöver det jobbar vi med en övning som behandlar “kris i krisen” – vad sker  om ytterligare en allvarlig händelse sker under t.ex. Coronapandemin?  

Projektet har som målsättning att totalt ta fram minst 3-7 övningar för Övningsbanken. Övningarna kommer i ett första steg att vara anpassade för diskussionsövningar där MSB:s koncept Öva enkelt har använts som inspiration.

Tanken är att övningarna ska visa på möjligheterna med digitala övningsverktyg till stöd för såväl distribuerad som samlokaliserad övning, med synkrona såväl som asynkrona moment. Vi tittar nu på om det går att designa ”1-2-3 övningar”, dvs. övningar på samma tema men med olika omfattning och svårighetsgrad. Detta för att skapa progression i lärandet och/eller låta organisationerna välja den nivå som passar dem bäst.

Har din organisation ett övningsunderlag ni vill dela med er av är ni hjärtligt välkomna att kontakta oss!

Kontaktperson er Geir Ove Venemyr, Høgskolen i Innlandet, geir.venemyr@inn.no

Demo-øvelse skoleskyting ga nyttige erfaringer

13. februar gjennomførte prosjektet en demo-øvelse i Charlottenberg. Dette var en diskusjonsøvelse der øvingsdeltakerne agerte kommunal krisestab ved en terrorhandling. Hovedmomentet i øvelsen var en skoleskyting ved en ungdomsskole. Øvelsen besto av fire momenter med ulike utfordringer, der fiktive filmer og lydfilmer produsert i CriseIT 1 ble brukt for å gjøre scenariet mer realistisk. Krisestaben skulle så samlet gjøre vurderinger, diskutere mulige  beslutninger og tiltak, samt vurdere eget planverk opp mot en slik situasjon. Alt dette basert på innkomne meldinger/innspill i læringsplattformen Canvas.

Hensikten med øvelsen var i hovedsak å:

  • Øke kunnskap og bevissthet rundt eget planverk, herunder beredskapsplaner for terrorhandlinger, tilhørende tiltakskort og krisekommunikasjonsplan
  • Identifisere ansvars- og myndighetsforhold knyttet til terrorhendelser
  • Drøfte utfordringer relatert til kommunikasjon og håndtering av pårørende i en krisesituasjon.

Ca 20 personer fra CriseITs prosjekt- og referansegruppe deltok, hvorav 12 øvde fordelt på 2 grupper, mens resten inngikk i øvingsstaben. Øvingsdeltakerne var fornøyd med øvingsutbyttet på flere måter. De fikk en nyttig gjennomgang av eget planverk, samtidig som de fikk innspill fra øvrige kommuners planverk. I så måte fungerte øvelsesformen bra for å dele  «best practice».

Øvelsen har gitt CriseITs prosjektgruppe mange nyttige erfaringer for videre arbeid med å utvikle virtuelle øvelser og øvelsesverktøy. Det videre arbeid fokuserer nå på å supplere med flere digital kriseøvelser i en «øvingsbank», samt jobbe videre med evalueringsformer, øvelsesdesign og verktøyutvikling.

Läs mer: Demo øvelse i CriseIT 2 gjennomførts

Vetenskaplig artikel om pedagogiska erfarenheter av krisövningskonceptet i Canvas

Universitetspedagogiska enheten på Karlstads universitet anordnar varje år en konferens om undervisning och examination, vilket följs upp med en publikation där konferensbidragen på lite större utrymme presenteras. Hösten 2019 var temat för konferensen ”Kursdesign i Canvas”, vilket är den lärplattform som Karlstads universitet använder sig av, och CriseIT medverkade med en presentation betitlad ”Canvas som plattform för asykrona och digitala krisövningar”.

Under våren 2020 har CriseIT-forskare på båda sidor landsgränsen skrivit ett kapitel till den publikation som baseras på konferensen. Kapitlet bygger på en fallstudie av demoövningen som genomfördes i Charlottenberg, i syfte att visa hur övningar kan genomföras med stöd av lärplattformen Canvas. Data till fallstudien samlades in genom observationer, enkäter, storgruppsdiskussion och deltagarnas indata till Canvas.

Studiens erfarenheter har sammanfattats i möjligheter, problem och förbättringsbehov kopplade till Canvas och övningsdesignen, och rekommendationer ges både för de som är intresserade av krisövning och de som är intresserade av undervisning som bygger på problembaserat lärande och dilemmaövningar.

I korthet visar studiens resultat att det är relevant att fortsätta utveckla ett krisövningsverktyg i Canvas, och att Canvas som plattform och den aktuella övningens design i stora drag tycks ha fungerat väl. Samtidigt är det viktigt att vara tydlig med att ett system av detta slag inte per automatik gör det enklare att öva oftare och med fler. Systemet är inte ett ”självspelande piano”, och resurser för övningsledare kommer fortsatt att behövas.

Vi rekommenderar att det finns en separat övningsledare och dokumentatör i varje grupp, och vidare är det helt centralt att en övning, oavsett om den genomförs i Canvas eller på annat sätt, utgår från de övningsbehov som finns i verksamheten. Innan en övning skapas behöver därför övningsbehoven analyseras ingående. Ur ett lärarperspektiv visar studiens resultat att det fungerar väl att använda en lärplattform som Canvas under ett synkront moment även när ”klassen” är samlad. Ett modulbaserat material för diskussioner kan enkelt återanvändas och anpassas för olika uppgifter eller klasser. Att gemensamt se frågorna och de formulerade svaren på storskärm gav fokus åt diskussionerna under demoövningen, något som bör fungera lika bra i en undervisningssituation.

Publikationen från UPE vid Karlstads universitet kommer att publiceras under hösten 2020.

Erfarenheter från genomförda övningar

Redan under det första CriseIT-projektet genomfördes ett par mindre pilotövningar och under CriseIT 2 har detta arbete fortsatt. Dessa pilotövningar genomförs till skillnad från demoövningen med deltagare som själva ska övas i krisledningsarbetet och endast en person, övningsledaren, är en erfaren krissamordnare. Under 2019 gjordes ett par övningar asynkront med endast ett enstaka moment synkront samt en kommunal övning helt synkront med deltagarna och övningsledaren i samma lokal men användande övningsverktyget för driva övningen framåt och för dokumentation. Under 2020 har hittills en övning genomförts, där tre olika funktioner inom en organisation fick använda organisationens krishanteringsplan för att tänka igenom sina roller och för att i ett kort synkront moment skapa gemensam lägesbild och lägga upp gemensam åtgärdsplan. Ytterligare en pilotövning genomfördes i juni med masterstudenter på HINN/Rena. Øvelsen gikk ut på 2 samtidige kriser: Pandemi + Transportulykke. En del av hensikten med øvelsen var å diskutere sivilt-militært samarbeid når kommunens egne ressurser ikke strekker til. Her ble Canvas brukt som øvelsesverktøy og studentene deltok fra sitt respektive hjemmekontor. En i huvudsak asynkron pilotövning genomförs i början av hösten.

Vad är viktigt för en effektiv övningsprocess i IT-stödda övningar?

Från pilotövningarna kan man se olika behov beroende på övningsform och om flera personer från en enda funktion övar eller chefer från olika funktioner övar. För de förra kan samlokalisering vara ett bra alternativ även om det fortfarande är besvärligt att alla ska avsätta tid samtidigt. För de senare är asynkrona moment som sprids ut ganska glest under några veckors tid att föredra. Övningen kan erbjuda upprepade tillfällen för självreflektion, men kan också öva samarbete med då måste de asynkrona momenten vara tydligare på att kommentarer från övriga deltagare i tidigare moment bör beaktas.

Vidare önskar flera deltagare någon form av gemensam uppstart. ”Måste inte vara fysiskt men samtidigt.” Vidare fanns flera chefer som kunde tänka sig fortsatt övning. Till exempel: ”Att man krokar på någon följd. Att om man nu har övat på att göra en krisövning, så kan en spontanövning komma strax efter. Trycket att kliva ur sin vanliga roll. Kan vara både digital och fysisk.”

Kontaktperson: John Sören Pettersson, Karlstads universitet, john_soren.pettersson@kau.se

EON Reality Norway AS

https://eonreality.com/

Utvecklingen av DSS – gjennomforde funksjonstester

Siste kvartal 2019 ble det gjennomført funksjonstester av DSS (Decision Support System) med flere representanter fra Hamar kommune kriseledelse. Tilbakemeldingene var meget positive og flere av deltakerne mente også at med ytterligere tilpasninger med fokus på brukervennlighet kan løsningen gi god støtte også under reelle operasjoner. DSS må gi brukerne et mer intuitivt og lett manøvrerbart brukergrensesnitt. Det betyr at løsningen må presenteres slik at brukerne på en enkel måte kan starte opp applikasjonen, forstå hvordan man manøvrerer i de forskjellige menyer og interagerer med kartløsningen og relevante objekter som kan plasseres på kartet. Det å kunne velge mellom AR-brille (Hololens 1) og PC-versjon som «presentasjonsplattform» gir løsningen ytterligere dynamikk.

I mars 2020 ble DSS også benyttet under en øvelse i regi av bachelor-studentene på BERKRI-studiet ved Høgskolen i Innlandet. Tilbakemeldingen fra studentene var også der meget positive, og kombinasjonen med å benytte både AR-briller og PC avhengig av den enkeltes funksjon, ga øvelsen betydelig merverdi. 

Normalt gjennomføres øvelser ved at en øvingsleder bruker tid på å utarbeide en øvingsplan som distribueres til deltagerne. Deretter samles deltakerne geografisk i et kriseledelsesrom for gjennomføring av øvelser. Øvelsen evalueres ved hjelp av observatører som gir sin «subjektive» tilbakemelding om hvordan øvelsen har blitt gjennomført. DSS gir brukerne en betydelig merverdi ved at en øvingsleder eller en deltager på en enkel måte kan etablere en øvelse for deretter og invitere deltagerne til en gjennomføring. Deltagerne kobler seg til øvelsen vi en PC eller en AR-brille fra der de sitter og øvelsen kan gjennomføres uten annen planlegging. Viktig informasjon kan lagres og kan gjenbrukes til evaluering og erfaringsoverføring. Tilbakemeldingene så langt viser at de som har testet løsningen mener de vil ha en mye lavere terskel for å delta på øvelsen og at de også kunne tenke seg å øve oftere med den nye løsningen. Bedre tilrettelagt løsning, oftere og mer realistisk trening og øving gir bedre forutsetninger for å håndtere sine oppgaver i en krise.

I 2020 vil prosjektdeltakerne i CriseIT videreutvikle en mer brukervennlig DSS som kan benyttes både på mobil, nettbrett, PC, VR- og AR-briller (Hololens 2).

Kontaktperson er Morten Wenstad, EON Reality Norway AS, morten.wenstad@eonreality.no

Utveckling av utbildningsmoduler – vad har du för utbildningsbehov?

Ett av delprojekten går ut på att utveckla och ta fram utbildningsmoduler om krisövning baserat på kunskap och erfarenheter av CriseIT-projekten. Detta arbete görs tillsammans med ämnet Risk- och miljöstudier på Karlstads universitet, som har fått medel för att ta fram en uppdragsutbildning om krishantering på lokal och regional nivå. Vi är precis i uppstarten av det arbetet och håller på att genomföra intervjuer med nyckelpersoner  De utbildningsmoduler som ska utvecklas syftar bland annat till att kunna ge kommuner och andra aktörer kunskap och färdighet att själva förvalta och utveckla sin övningsprocess, bland annat med hjälp av de digitala krisövningmetoder som tagits fram i CriseIT.

Under hösten 2020 kommer en enkät att skickas ut till lokala och regionala aktörer med samhälleligt krishanteringsansvar för att kartlägga utbildnings- och kompetensutvecklingsbehov, vilket ska ligga till grund för utvecklingen av utbildningsmodulerna. Vi är utöver denna enkät intresserade av att lyssna på idéer och förslag från dig som följer vårt projekt – hör gärna av dig till Erik (erik.persson@kau.se) och Emelie (emelie.hindersson@kau.se), Karlstads universitet!

Hallo AppieMode!

Kan du si kort hva AppieMode er?

AppieMode AB är ett mjukvarubolag (softwarebedrift) som utvecklar och säljer applikationer för krishantering, ledningsstöd och verksamhetsstöd i första hand till offentlig sektor. För oss är det viktigt att kunna vara med och bidra till samhällsnytta i vårt närområde.

Hvilken rolle har dere i Criseit?

Vår roll i CriseIT är som deltagare i ledningsgruppen där vi bland annat bidrar med synpunkter, erfarenheter och kunskaper från kommuner, regioner och andra offentliga förvaltningar i Sverige.

Hvorfor er AppieMode med i Criseit?

AppieMode är med i CriseIT för att bidra med en utvecklad version av aPärmen för bland annat iPhone och Windows som kan användas i samband med krisövningar/Övningsverktyget. aPärmen är ett ledningsstöd där man kan samla relevant och aktuell information som brukarna måste kunna komma åt när, och var som helst (även utan internetuppkoppling). aPärmen har dessutom en loggbok för loggande av händelser och åtgärder av beslutsfattarna. Vi kommer även att ta fram en applikation inom CriseITs ram, aCheck som är en digital checklista för användning bland annat i tillfällen för krisövningar och reella krissammanhang. En annan viktigt anledning till vårt deltagande är att få till oss kunskap och erfarenheter från den akademiska världen som i förlängningen stärker våra produkter.

Hvordan er erfaringene med prosjektet så langt?

Våra erfarenheter med projektet så här långt är enbart positiva. Det är mycket viktigt att lyfta på blicken och se saker från olika perspektiv, vilket vi fått göra här. Vi har också fått till oss både synpunkter och kunskaper från alla deltagare i projektet som är oerhört värdefulla för oss. Att det dessutom är två länder inblandade gör saken inte sämre. Väldigt intressant och givande att få ta del av hur man arbetar på den Norska sidan av gränsen, måste vi säga. Vi hoppas också att vårt deltagande skall ha varit givande för de andra i projektet så här långt.

Ser du noe nye utfordringer eller muligheter for innovasjon nå i disse covid-19 tider?

Covid-19 har ju skapat ett speciellt läge för många inte minst inom den offentliga förvaltningen där de flesta av våra kunder finns. Det första vi noterade är att många måste arbeta hemifrån och de problem som uppstår då man inte kan garantera uppkoppling till aktuell information i alla lägen. I två av våra tre applikationer så jobbar man normalt offline och har inte behov av uppkoppling annat än vid uppladdning av nya dokument i sin enhet. Vi ser också behovet att av en tydlig ledningsstruktur inom krisledningsgrupperna. Att man övar ofta så var och en verkligen kan sin roll. Något som inte har prioriterats på alla håll tidigare. Kanske Corona kan bidra med en annan medvetandehet i slutänden där krisövningar blir viktigare i framtiden. Vi ser också att behovet av digitala checklistor har blivit allt större och därför borde aCheck ligga bra till i tiden. Både för framtida skarpa händelser men också i krisövningssammanhang.

AppieMode AB

www.appiemode.se

Publicerad forskning i CriseIT 2

  • Bellström, P., Persson, E. & Magnusson, M. (2019). Elaborating Requirements for a Digital Crisis Training Tool: Findings from a Pilot Study. In A. Siarheyeva, C. Barry, M. Lang, H. Linger, & C. Schneider (Eds.), Information Systems Development: Information Systems Beyond 2020 (ISD2019 Proceedings). Toulon, France: ISEN Yncréa Méditerranée.
  • Magnusson, M., Pettersson, J. S., Bellström, P. & Andersson, H. (2019). Developing Crisis Training Software for Local Governments – From User Needs to Generic Requirements. In Advances in Information Systems Development, pp. 79-96. Springer, Cham.
  • Magnusson M., Venemyr G.O., Bellström P. & Bakken, B.T. (2019). Digitalizing Crisis Management Training. In: Panagiotopoulos P. et al. (eds) Electronic Participation. ePart 2019. Lecture Notes in Computer Science, vol. 11686, pp. 102-113. Springer, Cham.
Forskningsresultat från det nuvarande och det tidigare CriseIT-projektet har publicerats i form av forskningsartiklar om utvecklingsprocessen av verktygen respektive om de olika verktygens funktionalitet. Vad gäller utvecklingsprocessen är ett viktigt resultat de systemkrav som identifierats. I tidigare forskning finns få exempel på behovsanalyser och kravspecifikationer på liknande system. Genom att sprida kunskaper om kravbilden kan fler IT-applikationer utvecklas eller förbättras. Vidare har de första resultaten från projektets övningar utvärderats och publicerats. Även här ser vi viktiga bidrag eftersom förhållandevis få liknande studier finns, särskilt vad gäller vissa digitala övningsformat. Vi börjar nu bygga upp en god erfarenhetsbas genom intervjuer, enkäter och data från systemen och fler publikationer är på gång.  

I media

Det var allt för den här gången!

Kontakta oss

Monika Magnusson, Karlstads universitet, +46 54 7002170, monika.magnusson@kau.se

Bjørn Tallak Bakken, Høgskolen i Innlandet, +47 6243 04 76, bjorn.bakken@inn.no

Peter Bellström, Karlstads universitet, +46 54 700 16 92, peter.bellstrom@kau.se

Erik Persson, Karlstads universitet, +46 54 700 22 39, erik.persson@kau.se

John Sören Pettersson, Karlstads universitet, john_soren.pettersson@kau.se +46 547002553 +46 702380115

Geir Ove Venemyr, Høgskolen i Innlandet, geir.venemyr@inn.no +47 90937914

Morten Wenstad, EON Reality Norway AS, morten.wenstad@eonreality.no +47 952 13 595

Anders Bergström, Appiemode, anders.bergstrom@appiemode.se +4670 370 59 85